仕事は計画の立て方が重要?目標を達成出来るコツや方法は?

仕事は計画の建て方が重要

大きな仕事では計画が重視されます。

無計画は会社の資源の浪費に繋がるので許されません。

 

しかし、計画に時間を掛けすぎて計画だ俺になることもあります。

 

計画通りに仕事を進めるにはどういった事に注意するべきなのでしょうか。

 

計画通りに行く事は無い

 

計画はあくまで想像です。

よほど小規模なプロジェクトでない限り計画通りに行くことはありません。

 

計画は遅れていくもの

 

どんなプロジェクトも何らかの事情で遅れが出ます。

ミスや想定不足によって計画は少しづつ遅れていきます。

 

もともと計画は遅れることは有っても早まることはありません。

電車や飛行機が、遅延はあっても早く到着することがないのと同じです。

 

計画は必ず納期よりもおくれます。

早く終わった場合は、そもそも計画が間違っていたことを示しています。

 

遅れるほど資源を浪費する

 

計画の遅れは積み重なっていきます。

最初は5分の遅れでも、計画の最後の方では膨大な遅れになることもあります。

 

この遅れを取り返すには作業量を増やしたり効率を上げたりする必要があります。

それには余剰員や余剰物資が必要になります。

 

遅れてきたから個々の担当者が急げば取り返せるという事はないなずです。

 

計画の最後の方では遅れが積み重なっていることに加え、納期が迫っているので尚更物資が必要になります。

このため、人、物等の資源は加速度的に浪費されてしまいます

 

計画倒れより見切り発車

 

見切り発車と言うと、あまり良い印象はないかもしれません。

しかし、計画にはある程度の見切り発車が必要です。

 

計画に時間を割き過ぎると尚更遅れる

 

当たり前ですが、計画している時間も計画の内です。

計画に時間を掛けすぎると納期までに使用できる時間が減ってしまいます。

 

どんなに周到に計画しても遅れが発生する可能性があるので、計画には余裕が無いと危険です。

 

計画段階で計画の作成納期がギリギリなら、その計画は遅れるか未完成で終わる可能性が高いです。

何故なら計画を作る時点でプロジェクトに対しての時間の使い方がギリギリを想定されているからです。

 

机上の計画より実際に実施されたあとの方が想定外の問題は多く起こります。

計画段階で納期ギリギリなら、実施後は納期を守れないのは確実です。

 

問題に対応する方が完成度が上がる

 

計画はあくまで机上の話です。

計画段階で完璧を目指すのは、必要な資材を割り出すのに限っては有効ですがプロジェクトの完成度とは比例しません。

 

プロジェクトの完成度を決めるのはむしろ問題発生時の対応力の方です。

問題は発生しないと詳細が解りませんので計画段階で問題への対処を完全に決めておくことは難しいでしょう。

 

問題発生後に適切に対処できるとチームの解決力が高まります。

また、対処した時に記録が残せると後の計画での参考になり完成度を更に上げることが出来ます

しかし、問題に対処する余裕がない計画は対処するだけで手一杯になり記録を残したり出来ない可能性があります

 

安全な見切り発車

 

無計画に見切り発車するのは問題です。

計画倒れを防ぐには適度な計画で実施する必要があります。

 

余裕をもって始める

 

見切り発車と言うと聞こえが悪いですが様は余裕を持って開始するべきだという事です。

 

過去トラ等の参考資料が存在するなら問題点も詳細な部分まで想定できます。

しかし、計画を立ててまで挑む作業の場合、大抵の問題は想像の域を出ません。

 

想像に対して詳細な対応策を決めるのは机上の空論で時間が無駄になります。

 

想像上の問題に対して計画を詰めるよりも計画内でも問題が発生する可能性が高い部分には少し多めの資源を割いておくことで問題に対して早期に対応できます。

 

計画時は問題対応するための余裕を作っておくのが大切です。

これは計画に時間を使い過ぎずに時間に余裕を作ることも含まれます

 

計画を分割する

 

問題発生時には可能なら並行して進められる別の工程を進めながら問題解決するのが有効です。

大きな計画の例として道路の敷設と橋の敷設では橋の敷設のほうが遅延は大きくなります。

これは、橋の敷設は支柱の周辺からしか作成できませんが道路は何処からでも作り始めることが出来るからです。

 

計画によっては前の工程が終わらないと始められない工程もあります。

しかし、並行して始められる工程は分割して始めておくことにより遅れを最小限にできます

 

道路が端から作ろうが真ん中から作ろうが完成度が同じになるのをイメージしてください。

計画の中に何処から手を付けても大丈夫な部分が多いほど計画は柔軟性があり遅れ難くなります

 

まとめ:仕事での計画の立て方は

  1. 計画は遅れるのが常で遅れるほど資源を浪費する
  2. 計画する時間も計画のうちなので時間を節約する
  3. 発生した問題に対応出来るようにする
  4. 問題対応時に記録を残して後の対応力を上げる
  5. 計画は余裕を持ってはじめる
  6. 可能な限り計画は分割する

 

計画に固執するあまり計画倒れを起こすのはよくあります。

また、計画通りに行かなかったことを問題視する光景もよく見かけます。

 

しかし、計画は遅れるものです。

計画そのものよりも納期までに問題解決できるかどうかが大事です。

 

計画だ俺にならないように柔軟な計画を素早く実施するようにお勧めします。

 

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