仕事は段取りが8割と言われるのは何故?できない時のコツや方法は?

仕事は段取り8割

仕事は段取り8分だと言われています。

仕事に限らず、物事をスムーズに行うには準備を入念に行うほうが良いです。

 

では、段取りはどこに力を入れるべきでしょうか。

段取り力を上げる方法を書いています。

 

仕事は段取り八分

 

段取り八分と言う言葉は仕事に限らず物事を行う上では全てに通じます。

 

なぜ段取り八分と言われるのか

 

準備の全く行われていない作業に取り組むのは難しいです。

例えば料理を行う場合に調理道具や材料が一切無い状態から行うのと同じです。

 

仕事では朝業務が開始されてからその日の作業内容を確認して準備を行う人が結構居ます。

これは料理をつくる際に調理場の前に立ってからメニューを考え、そして足りない物が発覚して買い物に出掛けるのと同じ行為で時間的に大きなムダが出ます。

 

普段の慣れた行動の場合、自然と段取りを行ってから作業に移っていると思います。

この段取りの時に作業の終わりが明確になっているため、スムーズに作業が終わります。

 

これが段取り八分と言われる所以です。

 

前段取りで全てが決まる

 

段取りも計画の一環です。

入念な計画には、必要な前段取りが含まれています。

 

前段取りには必要な人、物等の資源の調達や計画の整合性を話し合うことなども含まれます。

計画と言うと大きなプロジェクトを想像しがちですが、単にその日の業務を朝礼で話し合うのも立派な計画です。

 

また、前段取りには関わる人の心の準備を促す効果もあります。

段取り中に担当者がゴールをイメージできるのも前段取りの効果の一つです。

 

前段取りの効果

 

前段取りには作業をスムーズに行う様々な効果があります。

 

次の作業が明確になる

 

前段取りで人、物、計画が出揃ってくると次の作業が明確になります。

 

人は次の作業が明確であるほどスムーズに作業が行えるようになります。

これによって作業上の遅延が発生し難くなります。

 

また、前段取りの段階で計画の問題点も予測されやすくなります。

これによって計画の遅延は更に起こりにくくなります。

 

迷いがなくなる

 

次の作業が明確な事によって担当者が迷う事による時間のロスを無くせます。

これは、特に作業に不慣れな新人等が居る場合に顕著です。

 

その作業に不慣れな人が居る時は。不慣れな人に前段取りは入念に行わせましょう。

その前段取りを行うことによって作業に対してのイメージが出来上がるので、ある程度スムーズに作業を行えるようになるはずです。

 

逆に前段取りを疎かにすると、各作業を場当たり的に指導するハメになるので指導、教育面から見てもロスが出ます。

 

段取りを上手く行うには

 

段取りが大事なのは多くの人が理解していると思います。

では、段取りをスムーズに行うためには何処に注力するべきでしょうか。

 

段取りを計画に含める

 

段取りそのものを計画の中に落とし込んでしまうのが先決です。

朝の朝礼⇨朝礼後から始業までに前段取り⇨始業。等となる様に作業計画の中に段取りを含めてしまいます。

 

段取りを本人任せにしてしまうと、段取りを行う人と行わない人で業務内容に差が出てしまいます

 

また、人によって段取りを苦手とする人も居ます。

段取りが苦手な人は特にどのタイミングで段取りすれば良いのかを見極められません

それを無くすためにも段取りを普段の業務計画の中に落とし込んでおくのが有効です。

 

段取りのマニュアル化

 

毎日の業務はある程度決まった内容になっているはずです。

決まった内容には決まった前段取りが必要です。

 

前段取りが毎回同じになる場合はマニュアル化してしまいましょう。

これによって、新しく業務に携わる人がマニュアルを用いて段取りが出来るようになり業務の引き継ぎや習熟が簡単になります。

 

マニュアルの作成は、特に業務に不慣れな人が慣れ始める頃に作成させるのが理想です。

完全に業務に慣れた人が作成したマニュアルは、慣れているが故に内容が端折られていたりして新人には通じないものに仕上がることが多いためです。

 

マニュアル作成までを新人の教育の一環としていると、作成時点で業務内容の振り返りが出来るため新人育成の仕上げになり大変有効です。

 

まとめ:仕事は段取りが8割と言われる理由は

  1. 段取りを行うことによりゴールがイメージできる
  2. 前段取りで心の準備も出来てロスがなくなる
  3. 上手く行うには段取りを業務計画に落とし込む
  4. 反復作業は段取りのマニュアル化をおこなう
  5. マニュアル作成は新人育成の仕上げに最適

段取りを全く行わずに実施される作業もないとは思いますが、段取りの効果を理解していない人もいると思います。

業務に段取りを落とし込むことにより、ミスや迷いによるロスを無くすことが出来ます。

 

段取りを人任せにせずに業務に落とし込んで皆が取組むようにする事でスムーズに仕事が行われるようになるのでお勧めします。

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