会社のルールを部下に守らせ難い?基準通りに作業させるコツや方法は?

会社のルールを部下に守らせ難い?基準通りに作業させるコツや方法は?

ルールを守らせるときに大事なのは。

  1. 誰にでも解るように表示や配布してある
  2. 全員平等に守らせている
  3. ルールを改訂しやすいシステムがある
  4. ルールを守れないのはルール側に問題が有ると上司が理解している

 

です。

特に4番目のルール側に問題が有るのを理解していない上司は(過去の私も含めて)多いです。

 

ここでは、何故ルール側に問題が有るのか。

守らせるには、どうしていくべきかを書いています。

 

ルールを守らないのは何故?

 

大体は守らないのではなく守れないです。

先ずはルールを守れる状態かを見る必要があります。

 

ルールは直ぐに解る状態か

 

部下に守ってほしいルールは、何らかの形で確認できる状態が理想です。

 

確認できる状態とは、

表示してある。(ルールを実施する場所から見える)

書類化されている。(実施する時に読める)

です。

 

これらが出来ていない場合は、ルールを忘れられている可能性があります。

 

人は業務に押されるとルールを無視しがちです。

これに関しても確認し易くしてある事で、ルールを教えられた時の事が想起されて守られます。

 

逆に言って聞かせただけにすると、見ていないところでは守らない様になります

 

全員平等に守らせているか

 

社内のルールなので全員が守る必要があります。

例外が存在するとルールが破綻します。

つまり、誰か一人でも守っていないと、その人を中心に守らなくても良い雰囲気が出来上がります。

 

この誰か一人は上司本人も含みます。

そして、社長や重役、訪問しに来たお客様も含みます。

 

先ずは上司が率先して守らないとルールは定着しません。

そして、上司が誰であっても守らせようとしていない限りルール違反はなくなりません。

 

誰か一人でも例外が存在すると、守らなくても問題が無いという勘違いが広まります。

守らなかった人の起こした問題を上司が後で処理していたとしてもです。

 

目上の人や社外の人に社内のルールを守ってもらうのは気が引けるかも知れません。

ですが、ここを怠るとルールは定着しません。

 

守り易い状態か

 

守ろうとしても守れないルールには守り難いと言う理由があるはずです。

これは、実際にルールを運用する人が一番良く解ります。

 

例えば、掃除したら掃除用具を毎回片付けるルールがあったとします。

こういう場合、掃除用具が出しっ放しならルール違反です。

 

ですが、出しっ放しになる理由が

「掃除用具入れが遠い」

「掃除の頻度が高いので毎回片付けるのは非効率」

だった場合は対策が必要です。

 

ルールは運用しないと発生する問題に対処さえできていれば問題無いものです。

なので、問題が起きない様にすれば改訂できます。

 

掃除用具を毎回片付ける理由が

「作業の邪魔になって危険」なら「作業の邪魔にならない近くに保管場所を作る」

「見栄えが悪い」なら「見栄えのいい保管場所を作るか景色に溶け込む掃除用具に変える」

等です。

 

これを、守らないのが人の問題だとして注意や指導ばかりしている場合。

部下から見ると

「上司は話が分からない」

「不便を押し付けてくる」

「改善する気がない」

と見られます。

 

そして、働きにくい職場だとして最悪退職も考えられてしまいます

 

ルールを守らせるには

 

ルールを守らせるのは失敗に対策するのと同様です。

ルール違反=失敗として、改善策を皆で考えていきます。

 

あくまでもルールを守れないのは人ではなく、ルールの側に問題が有ると考える様にすると改善が捗ります。

そして、必要以上に人を責めない様にすると上司部下の信頼関係も向上し、職場の定着率も良くなります

 

出来ない=失敗と考えて改善する

 

ルールを守れない人が出た場合、守り難い原因がある事になります。

 

「守れる人も居るんだから人の問題」

と考える気持ちもわかります。

 

ですが、先ほどの掃除用具の例の様にルールを維持しつつメリットが有る様に出来るはずです。

 

私も上司なので注意や指導する方が改善するより楽なのは解ります。

ですが、口だけの指導を繰り返すと部下に愛想をつかされてしまいます

 

守れない人に守る方法を考えてもらう

 

ルールが守れない原因を一番解っているのは守れなかった本人です。

守れる様に、どうすれば良いかを考えてもらいましょう。

 

守れないのが未熟な新人等なら(その場合が多いと思いますが)上司が一緒に考えるか、一緒に考える人を付けてあげましょう。

これによって、ルールを守るにはどうすれば良いかを考える機会が出来るので教育として有効です。

 

また、誰でも他人に言われた事より自分で決めた事の方がより守ろうとします

そういう意味でも、守れない人に守れるルールを考えてもらう方が良いです。

 

一番守れない人にルールを合わせる

 

ルールにしろマニュアルにしろ、より素人の目線に立っている方が効果的です。

 

仕事に慣れた人はルールを守りながら仕事する事に慣れてしまっています。

そのため、素人だと見落とすような部分を知識や技術でカバーしています。

 

素人側は、知識や技術でカバーできないので全てに躓くと思って良いです。

その全てに躓く素人目戦でのルールやマニュアルが必要です。

 

先にも書いた通り、ルール違反があった場合にルールを改訂して運用する。

その時に素人の視点が入る事によってルールはより守り易くなっていきます

 

これによって、一番の素人にあったルールが出来上がります。

ルールが一番守れない人に合わせられます。

 

まとめ:会社のルールを部下に守らせ難い時は

  1. ルールは守らないではなく守れないと考える
  2. いつでも確認出来て全員が守るように指導する
  3. 守れない人が守り方を考える
  4. 一番守れない人にそったルールに改訂する

 

ルールを守らないのを人の問題としていると、いつまで経ってもルールは守られません。

 

ルール違反もルールのシステム上の問題だと考える方が上司も部下を執拗に指導する必要が無くなり会社の人間関係もスムーズになります。

それに、守れなかった人がルール改訂を考える事で自分の仕事の仕方を改訂できると言う意義が出来ます。

これらによって、仕事にやりがいが生まれます。

 

 

社内で問題が有った場合は人を責めるのではなくシステムを責めるべきです。

そして、皆で協力して運用しやすいシステムにする過程で信頼関係を構築するのをお勧めします。

 

この記事以外の部下が辞め難い職場作りについて書いている記事は、こちらにまとめてあります。

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