報連相が出来ない原因は何?部下に徹底させるための対策やコツは?

報連相が出来ない原因は何

私の部署には当初は報連相のルールが有りませんでした。

 

私が班長になった時に課長に「何故班長に選んだんですか」と聞いた時の返事が「ちゃんと報告してくれるから」だったのを今でも覚えています。

今振り返れば「じゃあ、何で皆が報告出来るように指導しないのか」と思います。

 

まあ、おかげで報連相のルールを作ると言う超重要な仕事を最初にする事が出来ました。

昇進させるぐらいの重要事項なら率先して仕事に組み込んでいくべきですよね。

 

しかし、良い会社では当たり前のようにある報連相のルールですが新卒社員の殆どが知らない状態で入社してきます。

 

ここでは報連相の重要性とルール化の方法を書いていきます。

 

何故か知られていない報連相

 

報連相は学生時代は一般的ではありません。

社会人にとって常識だとしても、身に着けてくる新人を見た事はありません。

 

報連相とは

 

報告、連絡、相談の略で、会社内での仕事に関係する意思疎通を指します。

報連相自体は全ての会社にある事になります。しかし、報連相が体系化されていない会社は存在します。

 

新卒は報連相と言う言葉すら知らない

 

入社初日の基本教育で報連相について話すのですが大抵は報連相って何ですかと聞かれます。

ここ2~3年は全員に聞かれています。学生には一般的でないと考えて良いでしょう。

しかし、部署を管理する上では最重要の項目なので初日に書面で渡して熟読させ、理解するまで携行する様に指導しています。

 

学校では一般的ではない

 

そもそも、学校では厳しい運動部や委員会などでない限り報連相が必要な場面が有りません。

学生が報連相を学ぶ機会はほぼ無いと言って良いでしょう。

 

つまり、入社してきた社員は報連相が出来ないと思って間違いないという事になります。

 

先ず報連相をルール化

 

報連相には、行うべきタイミングと伝えるべき事柄があります。

これらをルールとして定めておかないと、報告内容は部下任せになってしまいます。

 

報連相のルールが無いと

 

部署内に報連相のルールが無いと、部下に割り振った仕事は全て部下に聞きに行くか見に行くかする必要が有ります。

この状態だと、自分が失念していた事柄は伝わってこない可能性が有ります。

 

自社には恥ずかしながら今でも報連相のルールが無い部署が存在します。(4人の小さな部署です)

そこの責任者が会議等で工場長から

「~については、どうなっているのか」等を聞かれたときに

「部下の~に任せていますが、どうなっているのか確認していなくて」と返事して怒られているのを度々見ています。

ルールが無いと部署内の情報すら集めきれません

 

報連相で部署を管理

 

会議等で聞かれる事や自分の業務に必要な情報は、適時部下から報告が上がるようにしておきます。

こうしておくと、聞き忘れていても報告によって気付きが発生します。

 

会社が大きくなれば部署の規模も大きくなります。

また、昇進していけば管理すべき事柄も増えていきます。

 

自分ですべてを管理するのは、いつか限界が来ます

 

最初に教育すべき事柄

 

必要事項を言うだけなので誰にでも出来ます。

 

報連相を教えたとおりに出来ないという事は、誰にでも出来る事を出来ない事になります。

つまり、今後仕事を教えても出来ない可能性があるという事です。

 

自社でも書面で渡しているので報連相をしなかった場合はルール違反として厳しい指導を行っています。

 

報連相をルール化するには

 

報連相は、上司が部署の管理を行うための情報収集の手段です。

必要以上の報連相は仕事の妨げになります。

 

必要最小限で済むようにルール化しましょう。

 

部署の仕事のフローを作成

 

先ず箇条書きで良いので部署の仕事を網羅した一覧を作成します。

この一覧が解りやすいフローチャートにしてあると今後、他の作業でも役に立ちます。

 

会社によっては作業標準等の形で文書化されている場合もあると思います。

改善活動などにも部署の仕事の一覧は有用なので無い場合は作成してしまいましょう。

 

報告が欲しい部分の指定

 

仕事の一覧の中で、部下が行っている部分(自分が担当でない部分)で報告が欲しい部分を指定します。

 

最初は全て報告させても良いと思います。

 

徐々に不要な報告は削除していき、最低限の報告で良いようにしていきましょう。

 

最初から最低限にすると無いのと同じように「知りませんでした」が発生してしまいます。

 

文書化して配布

 

報告の指定を書面にして部下に渡します。

 

ルール化する場合、書面化して配布か掲示する必要が有ります。

 

朝礼で説明した等の言葉のみにすると

「言われた」「言われていない」の問題が発生してしまいます。

 

ルール違反には厳しい処置を

 

先にも書いた通り、報連相は誰でも出来ます。

報告漏れは必ず指摘しましょう。

 

酷い場合は個人的に呼び出して指導や、反省文の提出を促しても良いと思います。

 

ルール化しても指摘が無ければ誰もルールを守らなくなります。

誰でも出来る事なので言い訳も聞く必要はありません。

 

ただ、ルールなので部下からの要望に応じて改善する必要はあります。

改善案は必要に応じて反映させていきましょう。

 

まとめ:報連相が出来ない原因

  1. 新卒の人等は報連相を知らない可能性がある
  2. 報連相が無いと部署を管理できない
  3. 文書化して配布する
  4. 誰でも出来るので、厳しく管理する

 

大半の人が当たり前だと思っている報連相ですが、ルール化されていないのはよく見かけます。

 

また、ルール化されていても今の業務とそぐわずに陳腐化していたり。

社員が守っていなかったりと言った事も良くあります。

 

部署を管理する上で最重要でありながら誰でも出来る作業なので先ずは部署の基盤を固める報連相のルール化と指導をお勧めします。

 

これ以外の新入社員の教育方法は、こちらにまとめてあります。

 

また、この記事以外の上司と部下の信頼関係構築に関する記事は、こちらにまとめてあります。

 

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