会議の時間を短縮する方法は?効率良く行うコツや対策まとめ

会議時間を短縮する

 

 

 

私の勤めている会社は製造業です。

そして、私の部署は製造部門になります。

 

会議の時間は生産が出来ません。生産しない製造部門は給料泥棒です。

朝礼、会議、ミーティングの時間は可能な限り短縮しなければなりません。

 

しかし、会議と言うのはズルズルと時間を延長されやすいです。

なぜ会議は時間が伸びやすいのでしょうか。

 

短縮する方法にはどの様なものが有るのでしょうか。

 

無駄に時間を浪費する会議

 

会議は時間もそうですが出来るだけ少なく済ませたいところです。

しかし、上層部には会議が好きな人もいます。

 

参加していると仕事している気になる

 

会議に参加すると、仕事をしている気になります。

実際には会議中は参加者各々の仕事は停滞しているのにです。

 

更に参加者に重役が居ると重要な仕事をしていると錯覚します。

 

会議にも目的や目標が有ります。

参加するだけで発言も何もしない人は摘まみ出した方が良いでしょう。

 

 

責任逃れが出来る

 

多数の人間で話すので全員一致で決めたと言う責任逃れが出来ます。

なので、特に責任感のない責任者によっては「会議で決めてほしい」と提案が有ります。

 

会議で決める際には誰の議題かを明確にして責任逃れを防ぐ必要あります。

会議時間の短縮方法

 

私が実践して効果が有った会議時間短縮方法です。

会議では下の短縮方法を全て実施しています。

 

開始時間が重要

 

会議を午後から行わないのは有名です。

眠くなってしまうからです。

 

しかし、更に会議を時間通りに終了したい場合は会議終了予定時間が昼休みにするのをお勧めします。

 

誰だって昼休みが減るのは嫌がります。

 

30分で終えたければ、昼休み30分前に開始する訳です。

こうする事により積極的に議題に対して意見を出して終了時間を守ろうしてくれます

 

先に要点をまとめた書類を

 

何について話し合うのかや議題の背景が解る書類を事前に配布しておきます。

会議が始まった時点で意見や質問をまとめておいてもらう為です。

 

こうする事で会議開始直後からスムーズに議論が開始されます。

 

会議の冒頭で説明すると、それから考えだすので考えている時間分ロスが出ます。

また、熟考されていない意見が出たりしてしまいます。

 

会議開始日の朝までに資料を渡しておいて考えをまとめておいてもらいましょう

 

会議の目的と目標を最初に

 

会議の冒頭で会議の目的と目標を話します。

資料を渡してあったとしても「何時までに何を決めるための会議」と宣言するのは重要です。

 

もう一度宣言する事で、直ぐに議論が開始されます。

また、何時までに何を決めるかの再確認も行えます。

 

最初に目的と目標を宣言して最短で議題を解決する意思を伝えましょう。

 

もっと短縮したいなら「立って行う」

 

座ってしまうと思考力は落ちてしまいます。

特に普段立ち仕事の人は、座る事によって大きく思考が鈍化します。

 

勿論長時間の会議になる事が予想される場合(全部門合同等)は座るのもやむなしかもですが。

基本的には立って行うようにします。

 

立って会議を行えば、座った事によって仕事から休憩へと頭がシフトするのを防ぐことが出来ます。

 

まとめ:会議の時間を短縮する方法は

  1. 要点をまとめた書類を事前配布
  2. 終了予定時間が昼休みになるように開始
  3. 開始時に目的と目標を宣言
  4. 出来れば立ったまま行う

 

普段話さない相手と決めごとをする為にも会議は必要です。

しかし、会議は引き延ばされがちです。

 

会議の時間を最短で行って職場復帰し会議と実務の両立を図れる様に、これらの対策を取り入れてみてはいかがでしょうか。

 

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