上司と部下のコミュニケーション不足を改善する方法には何がある?

上司と部下のコミュニケーション不足の解消

部下は必要がない限り上司に話しかけてきません。

しかし、実際のところ言いたい事がない部下もいません。

 

上司は部下に話しかけやすいですが、部下は上司に話しかけにくいのが普通です。

 

そして話しかけ難い上司のままでは報連相等でトラブルが起こる原因になります。

 

話しかけやすい上司になるにはどうしたら良いのかを書いています。

 

何故コミュニケーション不足になるのか

 

 

上司は話し掛け難い存在

 

部下からすると上司は自分に指示を出す相手で支配者です。

何が理由で不敬を買って怒られるかも解らない存在になってしまっていることが大半です。

 

上司は部下の仕事を経験があるので理解できます

しかし、部下は上司の仕事は未経験なので理解できません

 

これによって、部下は上司から理不尽な指示や指導を受けていると感じていることがあります。

また、上司が突然怒り出したと感じる時もあります。

 

上司としては正当な理由で指導を行っていても部下からは理由が解らない場合があります。

部下は上司は突然怒り出す訳の解らない生き物だと感じているのです。

 

また、上司に話しかけることによって仕事が増える可能性もあります。

なので、出来るだけ関わらないようにしようとしてきます。

 

何を聞けば良いかも解らない

 

上司の側から気さくに話しかけて質問を促しても部下は何も聞いてくれないこともあります。

これも経験の差が問題となっています。

 

上司は「この場面ではこういう事を聞いておくべき」だと思っても部下は経験がないので何から聞いて良いのか解りません。

 

仕事の場面に限らず、部下は上司に対して話題を振る際にも何を話しかけて良いか解らないことが大半です。

 

この様に部下とのコミュニケーションが上手く行かない場合、大抵の場合は部下の経験不足と上司の配慮不足が原因となっています。

 

聞くことの重要性

 

上司が話を聞けるかどうかは仕事の能率に大きく影響します。

部下はどんなに指示、指導をしても上司が話しかけ難いと言う理由で報連相を断念する可能性があるからです。

 

必要な情報が上がってくる

 

上司に話し掛けやすいと部下は積極的に報連相を行うようになります。

これによって必要な情報が随時上がってくるようになり、部署の管理がスムーズに行えるようになります。

 

報連相にルールが有ったとしても上司が話しかけ難いと部下は報連相の内容を吟味するようになります。

これは、上司に怒られたり反発されにくい内容だけを報告するようになるということです。

それによって部署の管理が難しくなります。

 

仕事を最前線でこなしているのは大抵の場合は上司ではなく部下です。

部下の知っている情報が最新の情報なので、部下が情報を上げてくれないと上司の仕事が滞るか見当違いな支持を出す羽目になってしまいます

 

信頼関係を築ける

 

話しかけやすい上司には報連相と共に様々な相談が寄せられます。

話しかけやすいという事は相談も無碍にはしていないということです。

 

これによって部下との信頼関係を築くのが容易になります。

 

話しかけてもらえない状態だと部下との信頼関係の構築は難しくなります。

 

人は話さない相手のことは悪く評価する傾向にあります。

つまり、話しかけにくい上司は部下からの心象が悪くなりがちで信頼関係を構築し難いことになります。

 

聞き上手になるには

 

大抵の人は話を聞いてもらうのが好きです。なので聞き上手は好かれます。

話しかけやすい上司になるには、聞き上手になる必要があります。

 

話さない部下にこそ話しかける

 

部下は話しかけ難いと感じているので上司の側から話しかけるしかありません。

ただし、仕事中に仕事と関係ない話をしたりすると仕事中に私語で業務を停滞させても良いと言う認識が出来てしまうのでご法度です。

 

最初のうちは確認しなくても解る仕事の進展状況を部下に聞く等から行うと良いです。

これによって部下も上司が自分の仕事を気にかけてくれていると感じます。

 

必要な情報でも報告してこない事がある部下には、報告するように指導すると共に普段の仕事の進展状況を確認するために話しかけるのが有効です。

 

報連相を遮断しない

 

聞き上手であるためには話を遮断しない方が良いです。

 

上司は経験上、報連相が途中であっても内容が推測できてしまう場合があります。

そして部下の報告を遮って次の指示を出してしまいがちです。

 

報告を遮られた部下は次から報告を最後までしようとは思いません。

ひどい場合には「言わなくても解ってるだろうから言わない」となります。

 

部下が報告してきた場合は最後まで聞きましょう。

報告内容が冗長だったり稚拙だった場合は、最後まで聞いた後に報告内容に対して指導を行いましょう

 

聞く時は聞く姿勢になる

 

報連相を聞く際は作業途中であっても部下の目を見てあげるほうが良いです。

しかし、これは「見つめ続けろ」と言う意味ではありません。

 

部下は上司が忙しいことは理解しています。

ですが、一度も視線を向けてもらえないと話を聞いてもらえている感じません。

 

最初に一度、最後に一度視線を交わすので十分です。

全く視線を交わさなかった場合に比べて格段に心象が良くなります

 

まとめ:上司と部下のコミュニケーション不足を改善するには

  1. 部下は経験の差から上司を理解できない
  2. 理解出来ない相手なので話しかけ難い
  3. 聞くことを重視すると報連相の質が上がる
  4. 話しかけてこない部下の仕事を確認するために話しかける
  5. 話は内容が解っていても最後まで聞く
  6. 聞く時は最初と最後は忙しくても視線を交わす

 

話しかけやすい上司と厳しい上司は両立します。

 

上司として部署を管理するには厳しさも必要です。

ですが、大抵の場合は厳しさが行き過ぎて大事な報告もしてもらえない上司になってしまいがちです。

 

聞く時は聞く姿勢になり、部下の話を最後まで聞いてあげる。

しかし、部署の規律のために厳しさを失わない。

この2つの姿勢は両立が可能なので厳しくても話を聞く上司を目指すことをお勧めします。

 

この記事以外の上司と部下の信頼関係構築に関する記事は、こちらにまとめてあります。

 

 

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