信頼関係が大事だという事は、私は最初は解っていませんでした。
部下は上司の言う事を聞いて仕事をしているだけだと考えていたのです。
しかし、考えてみれば当たり前でした。
プライベートでも頼み事をされた時に、信頼できる相手なら二つ返事でOKできますし、話を聞かないという事は有りません。
ですが、信用できない相手（訪問販売員とか）だと話を聞こうとすらしないでしょう。
信頼関係は仕事中の部下とのやり取りでも築けますが、お互い忙しいので誤解やすれ違いも発生します。
私は普段の報連相の隙間を埋める為に個人面談の導入をお勧めします。
個人面談の有用性と方法について書いていきます。
信頼関係はどうやって築くのか
上下関係と言っても役割が違うだけで立場は平等です。
上司と部下の間でもギブアンドテイクを忘れなければ信頼を築き易いです。
不満や悩みを解消する
部下は仕事に対して経験が浅い事が多いです。
仕事のやり方に対する悩み。
指示内容に対する不満。
これらを常に抱えていると思って間違いないです。
仕事の最中に適時アドバイスを行ったり、指示する時に指示が出た背景を説明する。
これらを常に行えるのなら効果的です。
しかし、部下の不満や不安が大きい場合は背景説明や相談時間が長くなってしまい思うように作業が進まなくなります。
部下の要望に答える
仕事の改善案等の要望を聞いてあげるのも信頼関係を築くうえで大事です。
要望を聞くというのは何でも言うとおりにしてあげるのとは違います。
部下の要望を最後まで聞いて、実施可能かどうか、実施するにはどれだけのコスト（時間、金、物）が掛かるかを説明するだけでも良いです。
部下は自分の案が無下にされていないのが解るだけでも信頼してくれます。
上司の側は案の内容によっては即座に実施不可能なのが解る場合もありますが、最後まで聞いてから何故実施不可能かを説明する必要があります。
最後まで聞かないと部下は拒絶されたと思ってしまいます。
出来るだけ素早く対応する
部下からの要望や報連相に出来るだけ素早く対応するだけでも信頼が得られます。
人は対応が早い相手を有能で、自分を優先してくれていると考えます。
素早く対応できない場合は、「～までに対応する」と素早く答えるだけでも有効です。
個人面談の有用性
上記の信頼関係の築き方は仕事中だけでは互いに忙しく漏れが出てしまいます。
その漏れが、部下に徐々に不満を溜めさせてしまう要因になる場合もあります。
定期的な面談で大きくなってきた不満や不安を一掃するのが有効です。
私の体感では最低でも３月に一度、季節の変わり目に行うのが上司側の負担も少なく効果が高いです。
面談の有用性は以下になります。
不満や悩みが話しやすい
マンツーマンの状況ですので周りの環境や、周囲の目が無い状態で話せます。
部下は不満や不安を話し易くなります。
慣れないうちは話を切り出すのが難しいと感じる部下も居るので、職場でよくある不満や不安を問いかけてあげるのが有効です。
普段とは違う話が聞ける
同じくマンツーマンなので、普段とは違う話も聞けるはずです。
例えば、異動要望であったり給与面の話であったりと実務と少し違う内容の話が聞けます。
対応するかどうかは良く考える必要がありますが、最後まで聞いて上司として出来る範囲を話すだけでも十分効果があります。
個人面談での話し方のコツ
面談を行う際は相手に話させて聞くのが肝要です。
全部かに聞く内容と、個別に聞く内容をまとめておくとスムーズに聞けます。
基本は聞き役に徹する
最初に最近の部下の状態を話した後は質問があるか聞いて待ちましょう。
部下が話したい事が無くなった時に上司側から聞きたい事を持ち掛けます。
上司側の話が終わった後に、もう一度部下に聞きたい事が無いか確認しましょう。
上司が話した内容によって部下が聞きたかった事を思い出す事が有るためです。
このため、上司側からは
１、部下の行っている実務の状況
２、部下に目指してほしい目標
３、部下の会社での評価
これらを話すと部下の側が話し易くなります。
十分に時間を取る
残り時間が切迫すると上司も話を聞きづらいくなります。
面談時間は余裕を持って取っておきましょう。
３ヶ月に一度の面談なら一人最低３０分以上は欲しいところです。
１５分程度だと上司側が少し話したらほぼ終わりです。
可能ならば一人１時間は使うつもりで予定を立てておきましょう。
不満、悩みを絶対に解決する必要は無い
信頼関係を得る観点からは不満や悩みを完全に解決する必要は有りません。
部下は聞いて欲しいと言うのが先ずあります。
聞くと言う事は上司として何が出来るか答えてあげる事です。
その時、上司として解決できない内容でも最後まで聞いて可能な範囲で答えられれば十分聞いてもらえたと感じてくれます。
解決する必要が無いと言っても、単に無理だと伝えるのはダメです。
必ず上司として何が出来るかを答えてあげましょう。
まとめ：部下との信頼関係を築く方法は
- 部下に指示に従ってもらうには信頼関係が大事
- 信頼関係は部下の不満や要望を聞く事で得られる
- 不満や要望を聞き洩らさない為に面談を使用する
信頼関係の構築は部下を通して仕事の目的を達成するためには欠かせません。
しかし、上司も部下も仕事中は時間が無く不満や要望は伝わり切らないのが普通です。
伝わり切らなかった不満や不安、要望を取りこぼしておくと大きな不満になってしまい退職などにも繋がりかねません。
定期的な面談を行い部下との信頼関係を維持する事をお勧めします。
この記事以外の上司と部下の信頼関係構築に関する記事は、こちらにまとめてあります。
