仕事でのメールの扱いは、プライベートとは違います。
相手の立場に立った考え方で返信しなければいけません。
しかし、メールばかりしている訳にも行きません。
では、メールはどのように扱えばいいのでしょうか。
ここでは、メールを受けた時の扱い方について書いています。
メールの扱い方
メールは出来るだけ早く返信する方が良いと言う風潮です。
可能な限り早めに返しましょう。
見た事が直ぐ伝わる方が良い
メールの一番の問題は、内容を確認したかどうかが返信されるまで解らない事です。
つまり、メールを出した相手は内容を確認してくれたかどうか不安になっている可能性があります。
そのため、出来るだけ早めに返信する方が良いと言う事になります。
特に顧客からのメールであるなら返信が早いほど良い印象を持たれるはずです。
これがメールは出来るだけ早く返した方が良い理由になります。
返信相手はどうするか
職種や会社の規模によっては社内の色々なメールが送られてくる場合もあります。
その場合でも全てに返信するべきか、最初は迷うかもしれません。
この場合、自分宛てのメール以外（CCで送られてくるもの等）は返信するべきかどうか上司に確認してみましょう。
上司は返信すべき理由も含めて教えてくれるはずです。
応対するタイミング
早い方が良いとは言え他の業務との兼ね合いもあります。
メール返信だけが仕事と言う訳にはいきません。
一日に1回以上は確認すべき
メールで送っていると言う事は、緊急の要件と言う訳では無い場合が殆どです。
緊急の要件は、即座に返信がもらえる電話になる事が多いです。
メールで送られてきたと言う事は、ある程度の猶予が有ると言う事です。
大体の場合は、その日のうちに返信できれば問題ありません。
いつ見られるか解らないメールに緊急性を求めてくる人は、あまり居ません。
ですが、一日以上期間を開けるのは問題が有ります。
朝一や帰り間際等の、決まった時間に確認する様にするのが良いでしょう。
出来るだけまとめて返信する
メールの返信も仕事とはいえ思いついたら返信していたのでは仕事にロスが出来ます。
決まった時間に一気に全て返信してしまう方が良いでしょう。
メールの内容によっては、即座に返信できない内容の場合もあるかもしれません。
例えば上司に確認したり調べなければ解らない事が含まれている時などです。
その場合は、いつ頃返事が出来るかを返信しておくのが有効です。
相手に一度も返信しないと「読んでもらえてない」と思われてしまいます。
読んだ段階で一度返信するのが理想です。
返信の仕方
返信する内容は出来るだけ簡潔で解り易いのが理想です。
では、どの様に書くべきでしょうか。
簡潔な内容にする
お互いに忙しいはずなので直ぐに読める内容にするのが良いでしょう。
例として
「〇〇様、連絡ありがとうございます。〇〇の件は～～なっております。」
等の一行メールでも大丈夫です。
要件に対して返信しているので、返答が直ぐに解るほど喜ばれます。
ですが、相手が上司や顧客の場合礼儀を欠くのは問題です。
最初に挨拶を少し入れる方が良いでしょう。
途中経過を返信する
相手は読まれたかどうかを不安がります。
読んだ段階で返事が出来ない内容でも、読んだ事が伝わるように返信しましょう。
その時に、いつ頃に返事が出来るかを書く事で無意味な返信ではなくなります。
この際に返事を約束した期日は必ず守りましょう。
返信した際に、返信期日をメモしておく等するのが有効です。
まとめ：仕事でメールの返事が遅いのは問題
- メールは出来るだけ早く返信した方が良い
- 返信すべき相手は上司に確認する
- 1日一回以上はメールを確認する方が良い
- 時間の無駄にならない様に出来るだけまとめて返信する
- 読んだことが解るように途中経過を返信する
仕事の内容によってはメールが全く必要ない仕事もあるでしょう。
しかし、プライベートと仕事ではメールの扱いが違います。
大事なのは相手がどう思うかです。
あなたもメールを出した後に返事が全然来ないと不安になるはずです。
仕事相手を不安にさせないために出来るだけ早めにメールを返信しましょう。
メールも大事な仕事の一部なので、確認し忘れる事の無いようにお勧めします。
この記事以外の新入社員が仕事をする時の時間管理に関する記事は、こちらにまとめてあります。
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