残業を減らす方法はあるのか?無くすのが先で業務改善が後!

残業を減らす方法

 

 

 

残業が全くない会社として表彰される企業が有るなかで、全く残業が無くならない会社もあります。

 

企業は利益を追い求めるので余分なコストである残業を減らす努力が必要です。

しかし、残業が無くならない企業ではいつまで経っても無くなりません。

 

 

私の会社でも残業は毎日3時間は有りました。

業務改善をしても仕事効率が上がるのに残業は減りませんでした。

 

しかし、ここ最近に来てやっと2時間までに減らせました

休日出勤は月に1、2回あったのですが、こちらは全くなくなりました

 

けして業績不振になったわけではありません。

残業を減らす方法が間違っていただけです。

 

では、残業を減らすにはどうすれば良かったのでしょうか。

 

人は納期に対して動く

 

先に業務改善を行って残業時間を短くしようと考えると上手く行かないのは何故なのか。

いったい何が原因なのかを書いています。

 

仕事は無限にある

 

どんなに業務改善しても、しばらくするとぎりぎりの納期や期限で仕事を回している。

私の会社も、そういう状態でした。

 

会議時間の削減や生産効率の向上など、実際に何分改善されたか解るものが実施され結果を出しても残業は無くなりませんでした。

 

これは、削減された時間に次の仕事が入る為です。

生産で言えば品質を上げるために新しい取り組みをしたり、5Sに力を入れたり。

 

仕事は無くなる事が有りません。

業務内容を削減して残業を減らすのは難しいです。

 

 

どんなに優秀でもサボる

 

人は期限に合わせて仕事を行います。

あなたも余裕のある間は仕事をゆっくり行ったり、集中できなかったりしませんか。

 

優秀な人ほど期限から逆算して確実に仕事を行います

逆に、期限を切られなければ期限の近い物から処理するはずです。

 

この期限があいまいだと、本気で取り組めなくなります。

 

結果として、期限があいまいだったり長いと人はペースダウンする。

つまりはサボってしまうのです。

 

期限前ほど本気になる

 

期限が目に見えて迫って初めて何とか間に合わせようと人は本気になります。

 

部下に仕事を頼む際に厳しめの納期を言う方が早く仕上がったりします。

勿論、質が下がる場合もあります。

しかし、質の方も指定してあれば同じ質で早く仕上がったりします。

 

人は期限が迫れば何とかして間に合わせようと本気に成ります。

普段から本気でやっていると言う人も、知らず知らずにペースダウンしてしまっている場合が殆どです。

 

減らすコツは「減らしてから考える」

 

上記の原因から、仕事時間を制限する事で対策するべき場所が浮き彫りになります。

先ずは残業を減らす。

減らせるから減らすのではなく、減らしたから仕事を早く仕上げなければと考えさせます。

 

先ず減らす

 

私の会社で休日出勤が無くなったのは工場長が

来月からは休日出勤禁止にする

と決めた時からです。

 

これは別に、業務改善で仕事が早く終わるようになったわけでも、仕事が減ったわけでもなく急に休日出勤出来なくなっただけです。

工場長の目的は経費削減でした。

 

元々、休日出勤は工場長の許可が必要だったのですが。

この日以降は、どんな状況でも許可が出ることは無くなりました。

 

 

結果として、全部署が休日出勤できないのを前提に予定を組んで仕事をする様になりました。

 

そして、休日出勤が無くなったのです。

 

購買部門の課長は

納期を守れなくなる

と声を大にして言っていましたが、納期遵守率は最初の一月だけ下落して以降は元の数値に戻りました。

 

残業を3時間から2時間に減らした際も、同上です。

先に「来月から2時間まで」と宣言され、全部署がそれに合わせて予定を組んで仕事をした形になります。

 

 

期限を決める効果がある

 

勤務時間を制限する事により、期限が決まります。

先にも書いたように、人は期限に間に合うようにペース配分するので計算された結果より余裕をもって仕事が達成できたりします。

 

「業務改善して1時間業務を短縮出来たら残業を減らそう」

では、いつまで経っても残業は減りません。

 

「残業が1時間減るから、1時間早く仕事を終わらせよう」

となって初めて残業を減らす努力が始まります

 

 

発覚した問題点を業務改善する

 

当然、仕事量は依然と一緒なので問題も出てきます。

ですが残業を削減してから発生した問題は真の問題です

 

逆に削減しても発生しなかった問題は従業員がサボっていたのが原因です。

 

この真の問題に対して改善を行うのが業務改善です

 

この改善活動が下火になってきたら、次の残業時間削減の開始時期です。

また、皆が知らず知らずのうちにサボり始める前に残業時間を短縮してしまいましょう。

 

まとめ:残業を減らす方法は有るのか

  1. 先に業務改善では残業は減らない
  2. 人は知らず知らずのうちにサボる
  3. 残業を減らしてから発生するのが真の問題
  4. 真の問題に対策する

残業削減を強行した場合、必要な仕事がどうしても終わらなかったり、顧客に迷惑を掛けてしまう場合もあると思います。

しかし、こうした問題は全て解決可能なはずです。

 

これは、今までは表面化しなかった問題が浮き彫りになり改善が行い易くなっている状態です。

残業するのではなく、業務時間内で解決する様に皆で努力しましょう。

 

残業が減ると経費削減だけでなく就業時間が短くなることにより従業員が良く休めて職場に活気が出ます

実行するには残業を決めている責任者の決断が必要ですが、必ず実行前の想像より良い結果が出ますので実施に踏み切ってみてください。

 

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