電話とメールのどっちを仕事で使うべき?メリットとデメリットは何がある?

電話とメールのどっちを仕事で使うべき?メリットとデメリットは何がある?

職場で連絡手段として電話やメールのどれを使うか迷う場面があります。

 

メリットもやデメリットが有る事もそうです。

しかし、一番気になるのは相手にどう思われるかではないでしょうか。

 

職場での連絡手段の違いについて書いています。

 

電話とメールの違い

 

電話とメールの違いは一言で言えば相手が居るか居ないかです。

居ない相手にも連絡できるのがメールの強みと言えます。

 

電話は相手が居ないと始まらない

 

電話や直接会って話をする場合、相手が居ない事に始まりません。

 

要件が有った時に相手が不在では連絡の取りようが有りません。

また、連絡が取れない間に要件を忘れてしまうかもしれません。

 

また、最近では他人と相対しての連絡を好まない人も多い様です。

このため、電話や直接会って話すよりメール等の方が好まれる傾向が有ります

 

メールは相手が居なくても使える

 

相手が居なくても成立する連絡手段がメールやLINE等です。

 

メールは連絡内容が出来た時に直ぐに連絡する事が出来ます。

そして尚且つ連絡した内容が残ります。

 

一見いいことずくめのメールですが、相手と相対していない事で

内容が正しく伝わったか確認できない。

そもそも内容を見て貰えたか解らない。

と言うデメリットもあります。

 

どちらもデメリットが有る

 

メールやLINE等の連絡手段は相手の都合の良い時に確認してもらえます。

便利なようで相手が全く目を通さない危険を孕んでいます。

 

そして電話は相手が不在では使用できません。

 

メールの返信は相手任せ

 

メール等で連絡した場合、内容を確認するのも返事をするのも相手任せになります。

そのため、緊急時の連絡にメールを使用すると確認してもらえない可能性もあります。

 

仕事には緊急性のあるものと無いものが有ります。

何でもかんでもメールで連絡すると、未読による連絡不行き届きの危険があります。

 

不在の時は電話は使えない

 

当たり前ですが、不在の相手に電話は繋がりません。

留守番電話にメッセージは残せますが、それではメリットもデメリットもメールと同じです。

 

電話にもメールにもメリットとデメリットがあります。

メリットを活かすには、仕事の優先順位や緊急性に沿った使い分けが重要です。

 

メリットを生かすには

 

では、緊急の時は電話を使い、緊急でない場合はメールの方が良いのでしょうか。

答えは「相手の事を考えて使い分けた方が良い」となります。

 

どっちを使うべきか

 

使い分けると言う意味では、緊急性が有る場合は電話でなければメールになります。

ですが、デメリットを相殺する意味でも複合的に使うのがお勧めです。

 

メールをした後に、内容を確認してもらえたか電話や直接会って確認する。

電話の後に詳細な内容をメールする等です。

 

メールには文章と言う形で証拠が残ります。

これは、上司や顧客との間でのトラブル(言った、言わない等)を防ぐ効果が有ります。

念のためにメールも出しておくのは有効です。

 

そして、メールだけでは未読のままの可能性が出るので返信が無い場合に電話等で連絡する方が安心でしょう。

 

相手の要望に合わせる

 

メールにしろ電話にしろ、受け取る側がどう思うかの方が重要です。

 

仕事の連絡は必ず相手に伝わるべきです。

そのため、有効な手段はそれぞれのケースで限られてきます。

 

ですが、上司や同僚、顧客には連絡手段に好みやこだわりがある人もいます。

その場合は相手の意見に合わせる方が良いでしょう。

 

特に、上司や顧客が連絡手段を指定してきている時はそれに従う方が無難です

それがたとえ緊急性が有るのにメールにしてほしいと言う要望であった場合もです。

 

上司が連絡方法を指示している場合は連絡不行き届きになれば責任は上司にあります。

 

顧客の場合は責任を顧客にする訳にはいかないので、催促の電話やメールが必要になります。

手間が増えてしまいますが、顧客サービスの一環だと割り切りましょう。

 

まとめ:電話とメールのどっちを仕事で使うべきか

 

  1. 電話は相手が居ないと連絡できない
  2. メールは相手が読まない、返信しない可能性が有る
  3. メールと電話は複合的に使用した方が良い
  4. どちらを使うかは相手の要望に合わせる方が無難

 

仕事が出来る人は、連絡手段は複合的に使用します。

どちらが良いかと言う考え自体が不毛だと言えるでしょう。

 

これは、会社に対する勤怠の連絡一つとっても同じ事です。

遅刻や有給の連絡を電話でしたから、有った時に言わなくて良いのかと言うとそうではありません。

そして、連絡が付かないからメールしたら終わりでもないでしょう。

 

連絡は相手に確実に届くかどうかが基本です。

自分にとって使い心地が良い連絡媒体を使うのではなく相手の立場に立った連絡方法を考えて使用するのをお勧めします。

 

この記事以外の人間関係に関する記事は、こちらにまとめてあります。

 

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