PDCAを回すには?機能的な仕事は全てPDCAで回っている。

PDCAを回すには

 

 

PDCAを使う、回す・・・。会社改善のセミナー等で説明され、仕事では改善活動としてPDCAを使用する様に指導されました。

何か新しい事を始めなければならないんだな・・・と思っていました。会社が専用の様式を用いて改善活動を始めたりしていたので尚更です。

ですが気付かなかっただけで業務上で普通に使用されていました。

 

・PDCAって何

P=プラン(計画)D=ドゥ(実行)C=チェック(確認、評価)A=アクション(改善)の略です。計画→実施→確認→改善→計画・・・とPDCAを回す事で業務を段階的に改善していく方法になります。

 

・会社の成長=PDCA

普通に使用されているPDCA

じゃあ、PDCAを回す用の様式を作って改善活動だ!

と意気込まなくても会社で機能的に行われている作業はPDCAに基づいている場合が殆どです。

・朝礼でその日の業務計画を指示=P

・業務を実施して結果を日報に記入=D

・日報を確認して問題や計画との差異が無いか確認=C

・差異を修正した新しい業務計画を作成=A

・翌朝の朝礼で修正した業務計画を指示=P

 

この様に部下に記入、提出させている日報は日々の業務を段階的に改善するために用いられています。

しかし、PDCAの一部が足りない為に機能的でなくなっている作業も中には存在します。

新しく改善案を出してPDCAに落とし込むよりは今の作業に抜けが無いかを確認する方が遥かに簡単です。また、日常業務=習慣化しているので実施した場合の定着率が高く効果が出やすくなります。

・足りないPDCAは簡単に成果を出すチャンス

 

問題が出やすい業務を見直す

業務に問題が出た場合、大抵はPDCAのPとCに問題が有ります。

P=計画されていなかったために納期遅延。

C=確認が正しく行われていなかった為に不良品が社外に流出

等々。先ずは既存の業務の中で日々問題が出るところでPDCAの何が足りないのかを探しましょう。

 

Aだけが無いところは簡単に改善可能

 

先ほどの日報の例で上げると最後の「差異を修正した新しい業務計画を作成」の部分だけが無いような業務も多々あります。

まれに業務に問題が出るが担当者が片手間に業務を修正して作業を仕上げている。しかし、修正した場所を改善しない、という様な状態です。

これはPDCAのCまでは正しく行われているという事です。

 

Aの改善で恒久的に問題が出ない様に作業内容を少しづつ見直すようにしていけば、最終的に担当者が業務を修正する必要が無くなります。

そうする事によって無駄な時間を無くして作業効率を上げる事が出来ます。

 

この様な「たまにこう言う問題があるよね」程度の所こそ簡単に改善出来て効果が出やすいところです。

 

・日常業務をPDCA様式に落とし込んでおく

 

専用の改善様式がある場合日常業務を様式に落とし込んでおき、足りない部分だけ加えて改善を実施するのが解りやすくて効果的です。

また、改善事例として掲示、発表しやすい状態になるので部署の実績も示しやすくなります。

加えて簡単に行えるので部下に代わりに行ってもらって実績作りをさせる等も行いやすくなります。

 

・まとめ:PDCAを回すには

  1. ・機能的な業務はPDCAに基づいている。
  2. ・新しくPDCAで改善するより既存の業務を見直す。
  3. ・A=改善だけが無い、ちょっとした問題を改善する方が効果的。
  4. ・日常業務をPDCAに書き出しておいて足りない部分だけ追加して発表する

 

改善活動と言うと構えてしまいがちですが、日常業務の中に落とし込んでこそ恒久的に改善が行われて良い業務になっていきます。

先ずは問題の発生しない部署になるように既存の業務がPDCAに基づいているか観察していってください。

 

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