部下が言う事を聞かない?誤解を生まない指示の仕方

部下が言う事を聞かない

部下に指示した仕事が遅い。出来栄えが不十分。部下が未熟ゆえに起こりがちです。

私も新入社員の仕事ぶりにやきもきしたり。新任の主任に指示した仕事をほったらかしにされてイライラした事があります。

しかし、実際には上司の指示に問題がある場合もあります。

 

・曖昧な表現を使用すると相手の都合で解釈される。

 

指示が相手の都合で解釈されていては、上司が指示通りに業務を行ってもらうのは不可能です。

曖昧な表現は出来るだけ避ける必要があります。

良くある曖昧な表現

 

「急いで」「出来るだけ早く」「今日中」「綺麗に」「沢山」「適度に」「頑張って」

等々・・・書き出せば切がありませんが、重要なのは何でも数値化する事です。

 

数値化する

 

納期なら・・・何日の何時何分まで

数なら・・・何個、何ケース、何グラム

出来栄えなら・・・図面寸法で、規格内で、数値化出来ないなら見本を提示する

そうする事により相手の基準ではなく指示した内容で実施してもらえるようになります。

 

・指示した通りに実施してもらうには

 

曖昧な表現を避ける以外にも気を付ける部分があります。

指示通りに作業を行ってもらう必要があるので、指示が理解されたかの確認が重要です。

 

曖昧な表現は極力排除する

 

数値化して話すか共通認知のある表現や専門用語を用いて指示する。部下が専門用語に詳しくなさそうなら、この指示の際に「~の事です」と説明してあげると指導もついでに出来ます。今すぐ必要になる知識なので覚えてもらい易いです。

 

指示内容をもう一度確認する

 

理解しているか確認しながら、もう一度同じ指示を出す。複雑な内容や何種類もの連続した指示の場合は2回指示内容を話してから、その後に「解った?」とか「出来そうですか?」と聞いてあげると相手が理解出来なかった(呑み込めなかった)点を質問する機会が出来ます。

 

指示内容を復唱させる

 

特に新人の場合は緊張から話を聞けていない場合があるので「今言った指示を言ってみて」と言わせてみると良いです。

正しくなかった場合は、指示が聞き難い状態なので解りやすく説明しなおしたり、指示内容を分割して(途中で中間報告する様に指示する)簡単にしたりしてみましょう。

 

自分に説明させる

 

ある程度の力量や特定の技術、知識が必要な作業を行わせる場合には、その作業方法を説明させて問題なければ実施させます。

新人の理解度が解り難い場合等にも有効で不慮の事故を防ぐ事も出来ます。

 

一緒に書面にして渡す

 

手本がある方が良い場合。納期が長く作業量が多い場合等に簡単な書面を使って指示します。

 

部署間を跨ぐ指示などは指示書として様式化している場合もあります。

部署内であっても書面がある方が有効な作業(尚且つ頻繁に指示が必要)は指示書の様式を作成しておくとスムーズに指示が行えます。

 

・まとめ:部下が言う事を聞かない時は

  1. 納期も優先順位も結果も人それぞれの基準がある
  2. 曖昧な表現で指示すると相手の基準で実施される
  3. 複数の方法で正しく伝わったか確認する
  4. 数値化する、難しければ書面化する

部下に指示通りに作業を行ってもらえるかは時間と物の無駄を生むかどうかに関わって来ます。

作業内容によって有効な指示、確認の方法を模索していき体系化しておくと便利です。

 

また、解りやすい指示を出す上司は部下からの信頼も得やすいです。

「ちょっとした誤解だから」と侮らずに少しでも指示内容に誤解が生じているなら指示と確認の方法を改善してスムーズな業務に繋げていきましょう。

 

この記事以外の指示の仕方や部下のやる気を出す方法を、まとめた記事はこちらになります。

 

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