仕事にしろ何にしろ、長期的な目標を達成するのが苦手な人は多いと思います。
私の会社には個人目標という3ヶ月目標が有るのですが、最初はこれを計画するのも達成するのも苦手でした。
当然部下に達成させるのも一苦労でした。
目標は何故達成できないのでしょうか。
達成するためには、どういった事が必要なのでしょうか。
目標が達成出来ないのは何故？
達成できない原因は色々あります。
ざっくりと大抵は以下の2点に集約されます。
忘れてしまう
日々の業務に揉まれているうちに目標そのものが忘れられてしまいます。
目標が日々の業務と関係していれば、ある程度は大丈夫です。
しかし、普段の作業との乖離が大きくなるほど忘れられがちになります。
うちの会社で製造部門の人が「新しい工作機の操作を覚える」と言う目標を立てても、日常業務をしているうちに忘れてしまいます。
そして個人目標の用紙の提出期限が迫っている事を伝えると「しまった」という顔をしながら用紙の記入作業に入っています。
時間が足りない
日常業務のスキマ時間に行うと宣言していた目標、例えば簡単な改善計画とかで2～3時間もあれば完成するようなものでも時間が足りなくなります。
スキマ時間に行うはずが、そんなときに限って手が空くことはなく期限が来てしまいます。
実際には空き時間は有ったりするのですが、仕事というのは終わりが無いのが普通です。
スキマ時間を埋めるように新しい仕事が入ってきて当初の計画は全て後回しになりがちです。
目標を行うには細分化する
忘れたり時間がなかったりするのを防ぐには目標を細分化しておく必要があります。
大き過ぎる目標は、細部が見えなくなって計画が破綻しやすくなります。
1日単位まで分割する
目標がその日のうちに終わるようなものでないなら、1日で出来る量まで分割します。
例えば、新しい技能を習得するのなら「毎日マニュアルを1ページ進める」等です。
これは、最初は1日あたりの量を少なめに見積もって始めてみるのがお勧めです。
手が空くようなら1日の量を増やします。
多く見積もって1日の目標を達成できないと、その後も手付かずにしてしまう可能性が出てしまいます。
最初は自分が出来ると思う量より少なめに見積もっておくと不意の事故（通常業務での問題等）にも対応できます。
朝に行う時間を決める
1日単位に分割したら、朝にいつ行うか決めます。
理想は他の業務を確認する時間が良いので朝礼などがある場合はそこで行います。
決めた時間は目標を行うために日常業務を中断、あるいは他の人に変わってもらえるようにしておきます。
朝礼等で他の業務と一緒に決める事によって目標を通常業務の中に落とし込むことが出来ます。
継続するには習慣化する
細分化すれば始められますが日常業務ではないために、忙しくなった等の理由で中断するとそのまま忘れられてしまうこともあります。
これを防ぐには習慣化する必要があります。
毎朝の確認を習慣化
朝礼等で目標を「何時、誰が、何を行うか」を決めるのをシステムかして習慣化します。
日常業務の確認を行う朝礼等に目標の確認を加えることで設定した目標を日常業務化出来ます。
これを続ければ、毎朝の確認が習慣化され不意の業務の忙しさ等で忘れ去られてしまうこともありません。
何らかの理由で出来なかったとしても、明日の朝礼で再開の切掛が得られます。
目標に限らず、新しいことを始める際にはいかに日常業務に溶け込ませるかがポイントです。
結果を確認する
その日の最後に終礼が有るなら終礼で目標の結果を確認します。
これによって目標の進展に対する修正が行なえます。
終礼がない場合は朝礼で機能の進捗として確認しても大丈夫ですが出来ればその日の終りが理想です。
これは、進展が感じられる事により達成感が得られるからです。
大きな目標の問題は完了するまで達成感を得られないことです。
細分化して小さな達成感を得られるようにしておくことで、大目標の達成までのモチベーションの低下を防げます。
全く進展しなかった場合は、残り期日に対してもう一度1日単位に分割することで遅れが少しに感じられるはずです。
結果の確認時に再分割して軌道修正する事でも同じくモチベーションの低下を防げます。
まとめ：目標を達成する方法は
- 目標は忘れられやすく時間を作りにくい
- 実施するには1日単位まで細分化して日常業務に落とし込む
- 継続するには毎朝実施時間を決める
- 毎日の実施と結果を確認することでモチベーションの低下を防ぐ
目標が個人的なものでも部署の大々的なものでも日常業務外の目標を達成するのは難しいです。
ですが、日常業務外の目標は往々にして重要だが期限の決まっていない改善計画であることが殆どです。
個人の力量を上げる目標にしろ、部署の業務改善にしろ達成できれば以降の仕事の効率を上げられる有益なものです。
日常業務に目標を落とし込んで毎日確認するようにして習慣化し、個人や部署の目標を達成して更に力量を上げられるようにしてみましょう。
