メモは取った方が良いとよく言われます。
そう言われるからか、新入社員でメモを片手に仕事をする人もいます。
しかし、とったメモを有効活用できている人は少ないです。
と言うのも、メモを取るなら後でまとめないと意味が無いからです。
メモはあくまでメモでありノートではありません。
昔からメモを取りノートにまとめる習慣が有ったのなら有効ですが、「会社に入ったらメモを取るもの」程度の認識だと役に立ちません。
ここでは、メモの取り方とメリット、デメリットについて書いています。
メモを取るメリット
忘れないためにメモを取ります。
メモを取ろうとする事により、より物事を忘れ難くなります。
細かい事を忘れずに済む
話の要点を書いたり、複雑な指示を書いたりします。
後で再確認できない場合にメモは役に立ちます。
話を聞きながら即メモを取る習慣を付けておきましょう。
書き慣れておかないと、相手の話に合わせて書けません。
必要な情報は後でまとめるので、要点かどうかを確認せずに全て書きましょう。
聞いている様に見える
人は話を聞いてくれる人に好感を持ちます。
単に相槌をうつだけよりも話を書き留めてくれているなら尚更です。
これは社内の事に限らず社外の人と向き合う場合にも有効です。
営業では顧客の要求事項をたとえ忘れないとしても目の前でメモを取って見せることは有効です。
顧客は要望を必ず持ち帰ってくれると安心します。
書いてみせるのは仕事に対して真摯な姿勢を表します。
しかし、後でメモを活用しないのなら逆に信用を失ってしまいます。
メモを取る弊害
メリットばかりではありません。
書くという行為によって問題も起こります。
相手の話を遮ってしまう
書き慣れないうちは特に相手の話を止めてしまいがちになります。
書いている最中の相手には話しを続けにくいので、会話も停滞してしまいがちです。
会議の場では書紀をする人が居たりします。
書き留めるのを議論している人と別の人にしないと難しいためです。
遮らないように話を聞きながらスムーズに書けるようになるのが理想です。
それが出来るまでは、話の区切りの部分で相手に断って一気に書くのが有効です。
忘れやすくなる
書いたほうが忘れ難くなるとメリットで書きました。
人は物事を体を動かしながら覚えるほうが得意なので、単に聞くよりも書くと言う行為を伴ったほうが忘れません。
しかし、書くことによって「書いたから安心」となり記憶しておく重要度が下がってしまいます。
脳が書き留めてあるから忘れても大丈夫と認識してしまうためです。
このため、メモは定期的に振り返らないと意味がなくなります。
仕事の始まりと最後にメモを確認する習慣を作れば、書き留めたことによって忘れてしまった事があっても思い出せるので有効です。
メモの扱い方
メモを有効に活用するにはどの様に運用するば良いのでしょうか。
ポケットに入る大きさが便利
いつでも取り出して書けて、なおかつ普段は手を塞がない物が便利です。
休憩時間中に上司から重要な指示をされたり、別件で訪問していた顧客から用件を言われたり。
メモすべき事柄が突然出てくる時もあります。
そういう時に胸や内ポケットからサッと出せる物が良いです。
ポケットに入る大きさといえば、スマホがあります。
スマホにもメモやノートのアプリはあります。
スマホで入力するほうが早いようなら、アプリを有効活用するほうがメモ帳要らずで便利です。
走り書きで後でまとめる
メモの時点では走り書きになりがちです。
後で要点をまとめる必要があります。
顧客からの要望であればリスト化する必要があります。
上司からの指示や指導であれば、まとめておけば次からの業務で役立つでしょう。
メモとは別に、内容をまとめる先を用意しておきましょう。
仕事でメモした個人的な事をまとめるノート等があると指導内容等を後から振り返ることが出来るようになり、仕事を覚える上で役に立ちます。
まとめ：仕事でのメモの取り方は
- メモは忘れてはいけない事を書き留めるのに使う
- 相手に良い印象を与える
- 書いた内容は忘れやすいので定期的に見返す
- ポケットに入る大きさが便利
- 後でノート等にまとめると情報を有効活用できる
私の職場では特に若い人でメモを取る人は見かけなくなってきました。
しかし、メモは自分が重要だと思った情報を手元に漏らさずに置いておくのに便利です。
後でまとめる事によって、用意に振り返りが行える情報源となります。
仕事での取りこぼしをなくし、振り返りによって成長を促すことが出来るのでメモをとる事をお勧めします。
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